Bogholderens tips til at undgå dobbelt bogføring

Dobbelt bogføring er en af de mest almindelige årsager til fejl i virksomheders regnskaber. Det sker ofte ubevidst – en betaling bliver registreret to gange, en bankimport gentages, eller et bilag indlæses dobbelt.

Resultatet? Regnskabet stemmer ikke, momsindberetningen bliver forkert, og det tager unødigt tid at finde fejlen.

En professionel bogholder hjælper med at undgå det scenarie. De skaber struktur, etablerer kontrolprocedurer og sikrer, at bogføringen altid afspejler virkeligheden – hverken mere eller mindre.

Hvad er dobbelt bogføring – og hvorfor sker det?

Dobbelt bogføring betyder, at den samme transaktion registreres mere end én gang i regnskabet. Det kan ske på mange måder – både manuelt og digitalt.

De mest almindelige årsager er:

• Manuel indtastning uden kontrol – fx når flere medarbejdere arbejder i systemet.

• Fejl ved bankimport – en post bliver både indlæst automatisk og bogført manuelt.

• Manglende kommunikation – to personer registrerer den samme betaling.

• Fejl i dataimport – bilag bliver overført flere gange fra fakturasystem til bogføringssystem.

• Utydelige arbejdsgange – ingen ved præcist, hvem der bogfører hvad.

Konsekvensen er, at regnskabet bliver misvisende. Omsætningen ser højere ud, udgifterne fordobles, og balancen stemmer ikke. Dobbelt bogføring påvirker alt fra momsafregning og skat til virksomhedens likviditetsoverblik.

Bogholderens rolle i at opdage og rette dobbelt bogføring

En bogholder arbejder systematisk for at finde og rette dobbeltposteringer – og for at forhindre, at de opstår igen.

De vigtigste opgaver er:

1. Afstemning af bank og regnskab
   Bogholderen sammenligner alle transaktioner mellem bank og bogføring for at sikre, at ingen posteringer ligger dobbelt.

2. Gennemgang af konti
   De analyserer ulogiske bevægelser – fx identiske beløb bogført flere gange på kort tid.

3. Momsafstemning
   Dobbeltregistreringer kan påvirke momsgrundlaget. Bogholderen tjekker, at alle momsbeløb indgår én gang pr. transaktion.

4. Samarbejde med virksomheden
   Bogholderen sikrer, at bilag og betalinger kun fremsendes én gang, og at der er klare procedurer for godkendelse.

5. Kvalitetssikring og kontrol
   De etablerer faste rutiner for løbende tjek af data, så fejl opdages tidligt – ikke først ved årsafslutning.

Bogholderens systematik gør, at dobbelt bogføring sjældent bliver tilfældig. Fejl opdages hurtigt, og regnskabet bringes tilbage i balance.

Sådan forebygger bogholderen dobbelt bogføring

Forebyggelse handler om struktur – og om at skabe klare arbejdsgange. En bogholder hjælper virksomheden med at opbygge processer, der gør det næsten umuligt at dobbeltbogføre.

De vigtigste tiltag er:

• Klare procedurer: Fastlæg præcist, hvem der har ansvaret for bogføring, godkendelse og kontrol.

• Automatisering: Brug systemintegrationer mellem bank, fakturering og bogføring – så manuelle indtastninger minimeres.

• Løbende afstemning: Afstem mindst én gang om ugen, så eventuelle dubletter opdages med det samme.

• Korrekt brug af importfunktioner: Tjek altid, om en fil allerede er indlæst, inden du importerer den igen.

• Uddannelse: Sørg for, at alle medarbejdere, der arbejder med bilag, forstår systemet og konsekvenserne af fejl.

Bogholderen etablerer både processer og tjekpunkter, der sikrer, at alle data kun registreres én gang – og på det rigtige sted.

Digitale værktøjer der minimerer fejl

Moderne økonomisystemer er i dag designet til at hjælpe med at forhindre dobbelt bogføring – men kun hvis de bruges rigtigt. En bogholder ved, hvordan man udnytter de digitale værktøjer optimalt.

De arbejder typisk med:

• Automatiske bankintegrationer, hvor betalinger matches med fakturaer i stedet for manuel indtastning.

• Advarsler mod dubletter, der viser, hvis et bilag allerede er indlæst.

• Importkontrol, så systemet forhindrer dobbelt dataoverførsel.

• Revisionsspor, der dokumenterer ændringer og gør det let at opdage uregelmæssigheder.

Bogholderen sikrer, at integrationerne fungerer korrekt, og at systemet er sat op efter virksomhedens behov. Digital kontrol fjerner ikke risikoen helt – men den reducerer den markant.

Hvad det betyder for virksomheden, når bogføringen er præcis

Et regnskab uden dobbeltbogføring giver virksomheden mere end bare korrekte tal. Det giver ro, overblik og tillid.

Fordelene er klare:

• Moms og skat indberettes korrekt.

• Resultatopgørelser og balancer afspejler virkeligheden.

• Revisionen bliver lettere og billigere.

• Ledelsen kan træffe beslutninger på et solidt grundlag.

Dobbelt bogføring kan virke som en lille fejl – men konsekvenserne kan blive store. En professionel bogholder sørger for, at tallene stemmer, og at regnskabet altid er 100 % retvisende.

Struktur og system giver ro i økonomien

Dobbelt bogføring kan ske i enhver virksomhed – især når mange hænder arbejder i økonomien. Men med de rette rutiner og en dygtig bogholder kan problemet helt undgås. Bogholderen kombinerer faglig indsigt med digital systematik, så hver transaktion kun registreres én gang – korrekt, dokumenteret og gennemskueligt.

Hos Finara hjælper vi dig med at finde bogholdere, der er eksperter i struktur, kontrol og økonomisk kvalitet. De sikrer, at dit regnskab altid stemmer – og at du kan bruge tallene som et pålideligt beslutningsgrundlag.